Informativa sul trattamento dei dati personali - Gestione reclami

(Art. 13, Regolamento UE 2016/679 - GDPR)

La presente informativa è resa da Coind sc per illustrare le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il form "Reclami" o inviati direttamente agli uffici competenti per la segnalazione di disservizi o difformità dei prodotti.

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del Trattamento è Coind sc, con sede legale in Via Saliceto 22/H - 40013 Castel Maggiore (BO). Per comunicazioni inerenti la gestione dei reclami e l'esercizio dei diritti privacy relativi a questo specifico trattamento, l'interessato può scrivere a: customercare@coind.it

2. Tipologia di Dati Trattati

Per la corretta gestione dell'istanza, il Titolare tratta:

  • Dati Identificativi e di Contatto: nome, cognome, indirizzo fisico, indirizzo email, recapito telefonico.
  • Dati relativi al Prodotto/Servizio: riferimenti dell'acquisto, scontrino o fattura, codice lotto del prodotto, data di rilevazione del difetto, documentazione fotografica dell'eventuale non conformità.
  • Contenuto della Segnalazione: descrizione dettagliata dell'evento oggetto di reclamo e ogni altra informazione che l'interessato riterrà opportuno inserire (ivi inclusi dati comunicati durante l'utilizzo del servizio).
  • Dati inerenti il Contenzioso: in caso di procedimenti formali, potranno essere trattati dati relativi alla strategia legale, verbali di conciliazione o atti giudiziari.

3. Finalità e Base Giuridica del Trattamento

I dati verranno trattati per le seguenti finalità:

  1. Gestione del Reclamo e Customer Care: Ricezione, analisi e riscontro alla segnalazione dell'interessato, incluse le procedure di verifica interna della qualità e tracciabilità dei lotti.
    • Base Giuridica: Esecuzione di misure contrattuali o precontrattuali (Art. 6, par. 1, lett. b GDPR) finalizzate alla corretta esecuzione del rapporto di fornitura.
  1. Gestione del Contenzioso e Tutela Legale: Tutela dei diritti del Titolare in sede stragiudiziale (mediazioni, conciliazioni) o giudiziale, in caso di controversie derivanti dal reclamo.
    • Base Giuridica:Legittimo interesse del Titolare alla difesa dei propri diritti e interessi (Art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
  1. Adempimento di Obblighi di Legge: Adempimenti di natura fiscale, amministrativa o derivanti dalle normative sulla sicurezza dei prodotti e tracciabilità alimentare.
    • Base Giuridica:Obbligo legale (Art. 6, par. 1, lett. c GDPR).

4. Natura del Conferimento

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per istruire la pratica di reclamo. Il rifiuto di fornire tali dati renderà impossibile per il Titolare gestire la segnalazione, verificare la veridicità delle doglianze e fornire un riscontro esaustivo.

5. Destinatari dei Dati

I dati personali potranno essere comunicati a:

  • Personale interno autorizzato (Ufficio Qualità, Customer Service, Ufficio Legale, Amministrazione);
  • Soggetti esterni nominati Responsabili del Trattamento (Art. 28 GDPR) quali fornitori di servizi IT o piattaforme di gestione CRM;
  • Consulenti legali, periti, compagnie assicurative del Titolare per la gestione di sinistri e responsabilità civile;
  • Organismi di mediazione, autorità giudiziarie o organi di pubblica sicurezza, ove necessario per legge o per la tutela dei diritti.

6. Periodo di Conservazione

In conformità al principio di proporzionalità, i dati relativi ai reclami e alla gestione del contenzioso saranno conservati per 10 anni dalla data di chiusura definitiva della pratica o dalla definizione del contenzioso. Tale periodo corrisponde al termine di prescrizione ordinaria stabilito dal Codice Civile per la responsabilità contrattuale, garantendo al Titolare la possibilità di provare la correttezza del proprio operato in caso di azioni legali tardive.

7. Diritti dell'Interessato

L'interessato può esercitare i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-22), tra cui:

  1. Accesso ai propri dati e alle informazioni sul trattamento;
  2. Rettifica di dati inesatti o integrazione di quelli incompleti;
  3. Cancellazione dei dati (nei limiti in cui non prevalgano gli obblighi di conservazione legale o il diritto di difesa del Titolare);
  4. Limitazione del trattamento o opposizione allo stesso per motivi legittimi.

Le richieste vanno indirizzate a: customercare@coind.it. Qualora l'interessato ritenga che il trattamento violi le norme vigenti, può proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.